ТОП-3 HR-задачи, которые решают чат-боты

Работа HR-отдела достаточно рутинная. Подбор и найм, обучение, проверка знаний… а потом — все по новой. Большую часть задач HR-менеджеры выполняют «на автомате». Оплачивается же такая работа в полной мере. Минимизировать расходы компании, но сохранить эффективность HR-отдела на достойном уровне помогают чат-боты.

«Кто» такие чат-боты для HR?

Чат-боты представляют собой программное обеспечение, созданное на базе искусственного интеллекта. Он обеспечивает виртуальное общение с соискателями, стажерами, сотрудниками. Происходит оно по прописанному сценарию. При этом современные технологии позволяют создавать ботов с расширенным функционалом. Это уже не те программы, которые работали по простейшему алгоритму «начало -> действие -> конец». Это сложные боты с множеством вариантов, ответвлений, сценариев и искусственным интеллектом.

HR чат-бот может:

• Подбирать персонал;
• Тестировать соискателей;
• Оказывать помощь в адаптации новым сотрудникам;
• Поддерживать стажеров;
• Консультировать;
• Отправлять справки НДФЛ и другие;
• Сообщать об анонсах компании, отпусках, командировках;
• Предоставлять карту офиса и не только.

По сути, это полноценный HR-менеджер, но следует обратить внимание на ключевые отличия:

Используя новые технологии, вы сможете как минимум существенно сократить расходы бюджета. Как максимум — оптимизировать и улучшить работу HR-отдела в несколько раз. Причем касается это использования всех доступных чат-ботов. Сегодня наиболее распространенными являются 3 помощника с искусственным интеллектом, которые различаются между собой по функционалу.

Рекрутинг-бот: найм персонала

Рекрутинг-бот — самый востребованный на рынке. Найм нового персонала всегда сопровождается рядом стандартных вопросов. От ответов на них и зависит то, будет ли принят на работу конкретный соискатель. Чат-бот позволяет HR-менеджеру или владельцу компании не тратить время на самостоятельное собеседование. Он сам проводит тестирование, определяет личностные качества соискателей, производит «отсев» кандидатов и т.д.

Сценарии общения могут быть разными в зависимости от типа компании и ее требований к претендентам. Как пример:

1. В филиале какого города вас интересует вакансия?
2. Москва.
3. Вас интересует вакансия в филиале № 345, ответьте «Да» или «Нет»?
4. Да.
5. Извините, открытой вакансии в филиале № 345 нет.

А теперь представьте, что этот же человек звонит по контактному номеру HR-отдела компании. Да, звонок получится недолгим. Но он все равно займет время менеджера.

Еще один пример — проект Cleverbots «Чат-бот для автоматизации приема и оценки резюме» для компании Mareven. Здесь «собеседование» проходит при помощи анкетирования. Соискатель просто заполняет анкету, результаты которой отправляются уже на оценку менеджеру. Сделать это можно на одном из терминалов, которые расположены на территории предприятия.

Рекрутинг-боты не только задают вопросы. Они могут:

• Группировать информацию;
• Выполнять предварительный отбор;
• Давать оценку конкретному соискателю.

Точный перечень навыков бота зависит только от требований заказчика и особенностей компании. Возможности искусственного интеллекта позволяют реализовать практически любой функционал.

Онбординг-бот: адаптация сотрудников

Вторым по популярности среди чат-ботов для HR является онбординг-бот. Его задача заключается в адаптации сотрудников. С помощью такого бота новый работник может:

• Получить ответ на вопрос, который бы он не решился задать коллегам (например, «что такое документ NNN»);
• Указать на недостатки рабочего места (например: не работает принтер);
• Узнать информацию о других сотрудниках (например: адрес электронной почты бухгалтера).

Онбординг-бот позволяет новому сотруднику адаптироваться в коллективе и самой компании с минимальным дискомфортом, трудностями. По статистике, 80% из тех, кто увольняется в первые полгода после вступления на новую должность, принимают решение об увольнение еще в первые 2 недели работы — в период адаптации. И чаще всего это происходит из-за элементарного отсутствия должной помощи. Ведь в компании нет кураторов, которые как в университете готовы ответить на все вопросы сотрудника. Зато можно внедрить онбординг-бот, который отлично справится с такой обязанностью.

Работают боты по адаптации последовательно. Функционал их определяется в соответствии со спецификой работы конкретного сотрудника, а также особенностями самой компании. Рассмотрим на примере чат-бота для предприятия «Маревен», который был реализован командой Cleverbots. Он предусматривает 9 разных сценариев: 4 для сотрудников из России, 5 — из Казахстана. Подходящий сценарий активируется автоматически — по номеру телефона пользователя. Зайдя в чат WhatsApp или Telegram, сотрудник может:

• Решить рабочие вопросы (где найти план адаптации, какие документы понадобятся в первый рабочий день);
• Пройти обучение (бот сообщает о возможности обучения в университете, который действует на базе компании);
• Решить бытовые вопросы (где можно припарковать авто, как оформить пропуск, где пообедать);
• Получить общую информацию о компании (ее политика, история, концепция развития).

Конечно, бот не способен решить 100% вопросов новичков. Но он помогает новым работникам легче и быстрее адаптироваться, а уже действующим сотрудникам — не отвлекаться на глупые (на их взгляд) вопросы от новоиспеченного коллеги.

Support-Bot: поддержка сотрудников

Даже после успешного завершения стажировки и долгих лет работы в компании сотрудники нуждаются в поддержке. Как минимум — это могут быть вопросы о рабочем графике в новом квартале. Как максимум — требования о решении рабочих проблем. Такую поддержку может оказать Support-Bot. Он способен отвечать на любые, заложенные в него, вопросы.

Например:

• У нас будет выходной в честь 8 марта?
• В какой страховой компании мы открывали медицинскую страховку?
• Как оформить декретный отпуск?

Один support-bot может заменить полноценный центр поддержки персонала. Он позволит сотрудникам моментально получать доступ к нужной и достоверной информации, ответам на популярные вопросы. Причем базу бота можно пополнять новыми данными по мере необходимости.

Еще одна важная функция support-bot — сбор данных. Бот может собирать информацию о том, какие вопросы являются наиболее часто задаваемые в конкретный период, сколько сотрудников заинтересовано в оформлении отпуска и т.д. Это способствует оптимизации рабочих процессов и их лучшему пониманию со стороны руководства, HR-персонала.

Чат-бот — это HR-сотрудник нового поколения. Но в отличие от обычного менеджера, он:

• Эффективнее;
• Выполняет свои обязанности круглосуточно;
• Гораздо доступнее.

Если говорить о распространенности таких ботов, то стоит отметить, что их активно используют в компаниях Microsoft, Сбербанк, Яндекс и не только. Это является прямым свидетельством того, что такие инструменты действительно эффективны и позитивно сказываются на производительности HR-отделов.

Получить собственного чат-бота для найма персонала, помощи новым сотрудникам или поддержки коллектива вы можете в Cleverbots. Мы реализуем ботов на базе искусственного интеллекта любых масштабов в формате «под ключ». От вас — описание целей использования такого инструмента, предоставление информации о компании, согласование подготовленного проекта. От нас — оперативная разработка бота, который позволит вам оптимизировать рабочие процессы и сократить расходы.