Онбординг-бот для сотрудников разных подразделений в России и Казахстане

Клиент

«Маревен Фуд Сэнтрал» — российская торгово-производственная компания, которая выпускает продукты питания под брендами «Роллтон», BIGBON, «Петра» и Mareven Professional Food, а также напитки ACTIBO. Входит в «Маревен Фуд Холдингc Лимитед», владеющий заводами в разных странах, в том числе и в Казахстане.

Контекст

Ежегодный набор персонала в России и Казахстане составляет несколько сотен человек — в абсолютном отношении это достаточно “объемный” показатель. Адаптация новых работников — задача, которую решают сразу несколько специалистов. Это и сотрудник отдела HR, и наставник из профильного подразделения, а иногда и офис-менеджер, который подсказывает, где поесть и припарковаться. Это неудобно: коллеги консультируют в свое рабочее время, да и новичку не всегда комфортно просить совета.

При этом из-за пандемии у компании «Маревен» выросло число дистанционных работников, которым еще сложнее быстро войти в курс дела, чем офисным сотрудникам.

Задача

Создать чат-бота, который поможет персоналу на испытательном сроке привыкнуть к новым реалиям и оперативно включиться в процессы. Система должна содержать несколько программ адаптации для разных категорий сотрудников и взять на себя все ключевые моменты онбординга — от профессиональных вопросов до информирования об истории и миссии компании.

Решение

Мы создали цифрового наставника, который работает по девяти сценариям, учитывая специфику нескольких аудиторий:

сотрудники офисов в Москве, Серпухове, Алма-Ате и Капшагае;
региональные и дистанционные работники в России и Казахстане;
сотрудники производственных площадок «Маревен» в обеих странах.

Для реализации проекта выбрали две платформы: WhatsApp и Telegram. Опрос «Маревен» показал, что именно эти мессенджеры использует большинство сотрудников компании в России и Казахстане.

Бот активирует нужный сценарий по номеру телефона пользователя. Для этого HR-специалист регистрирует нового сотрудника в CRM-системе с привязкой к стране и графику работы. Чтобы ассистент учитывал праздники и выходные дни, мы интегрировали решение с производственными календарями России и Казахстана.

Виртуальный помощник взаимодействует с подопечными, отправляя им пуш-уведомления. Общение с ним должно быть приятным и нескучным, ведь коммуникация длится три месяца. Поэтому мы старались сделать чат-бота максимально доброжелательным и похожим на настоящего наставника. Он умеет шутить и создавать приятную атмосферу.

Анастасия Паламарчук

HR бизнес-партнер компании «Маревен Фуд Сэнтрал» (Россия)

«Чат-бот высвобождает время и наставников, или бадди, и HR-специалистов для выполнения бизнес-задач и минимизирует риски потери данных. Мы уже получаем положительную обратную связь от новых сотрудников».